Tips voor organisaties

Als werkgever wil je de zaken goed geregeld hebben. Ook voor je vrijwilligers. Hier vind je tips over de meest actuele onderwerpen. Heb je andere vragen? Bel, mail of kom langs.

Let op de privacy (AVG)

De nieuwe privacywetgeving (de AVG*) stelt regels aan het opslaan van persoonlijke gegevens. Wat registreer je? Hoe leg je gevoelige informatie rondom een hulpvraag vast? Hoe lang bewaar je de gegevens?


VCW weet precies wat wel en niet kan. Vraag gerust onze documentatie op. Wil je met ons van gedachten wisselen? Je bent welkom. Bel en vraag naar Machteld Speets. 


Op de site van NOV vind je trouwens een handig stappenplan om jouw organisatie AVG-proof te maken. 


*AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming



Asielzoekers en vrijwilligerswerk

Asielzoekers mogen vrijwilligerswerk doen. Let op, als organisatie moet je wel eerst een vrijwilligersverklaring aanvragen bij UWV. UWV stelt dan vast dat de functie vrijwilligerswerk is, dus onbetaald is, geen winstoogmerk heeft en goed voor de samenleving is. De verklaring gaat over de functie (en is dus niet persoonsgebonden) en geldt drie jaar. 


De aanvraag is zo gepiept en kosteloos. Leer hier meer. Als je de aanvraag hebt ingediend, mag de asielzoeker al starten. 



Vrijwilligers goed verzekerd

Gemeente Wageningen zorgt goed voor vrijwilligers. Ze heeft een collectieve verzekering voor hen afgesloten. Vrijwilligers en mantelzorgers die in de gemeente Wageningen wonen of aan de slag zijn, zijn automatisch verzekerd. Dat kost hen niets. 


Schade bij ongevallen en schade aan persoonlijke eigendommen zijn gedekt. De verzekering dekt ook risico’s als aansprakelijkheid voor rechtspersonen, bestuurdersaansprakelijkheid, verkeersaansprakelijkheid en rechtsbijstand. 


Voor meer informatie en een schadeformulier ga je naar de site van Gemeente Wageningen.



Financiering, kennis of materialen nodig?

Wil je meer weten over hoe je een financiering regelt voor een project? Hoe je sponsors en donateurs warm maakt voor jouw project? Bel of kom langs, we helpen je graag. Een aantal tips vind je alvast hier.


Heb je materialen nodig of specifieke hulp? Zoek contact met de Wageningse Uitdaging. Ze zeggen over zichzelf: ‘we zijn een ondernemersnetwerk dat doet’. Ze dagen bedrijven uit om maatschappelijke organisaties een stapje verder te helpen. Simpelweg met menskracht, kennis, kunde en materialen.



Goed vrijwilligersbeleid loont

Ook vrijwilligers willen gezien en gewaardeerd worden. Een warme ontvangst, een heldere taakomschrijving en een goede inwerkfase zijn belangrijk. 


Hoe is jouw vrijwilligersbeleid? Check waar jij als organisatie staat. Doe de zelfevaluatie van NOV, het landelijke kenniscentrum voor vrijwillige inzet. Het geeft je richtlijnen voor verbetering. Vraag meteen het keurmerk Goed geregeld aan.


Goed vrijwilligersbeleid bestaat onder meer uit:


1. Vlotte werving en selectie

Zoek je vrijwilligers? Plaats een vacature in onze vacaturebank. Een korte, heldere omschrijving in gewone-mensen-taal werkt het best. Verplaats je in de schoenen van de lezer, wat wil hij weten? Hoe duidelijker en aansprekender jij vertelt, hoe meer reacties van geïnteresseerde vrijwilligers je kunt verwachten. Die reacties beantwoord je natuurlijk vlot en vriendelijk.


2. Heldere overeenkomst

De samenwerking met de vrijwilliger leg je vast. Een voorbeeld van zo’n overeenkomst vind je hier. Let wel, de vrijwilligersovereenkomst is geen arbeidscontract; het vastleggen valt onder de AVG. Er zijn dus strikte regels voor het registreren van gegevens. Hoe je daarmee omgaat, lees je hier.


3. Scholing en ontwikkeling

Ook vrijwilligers ontwikkelen zich graag. VCW biedt allerlei workshops en (e-learning) cursussen. Vrijwilligers kunnen gratis deelnemen. Heb je speciale scholingswensen? Neem contact op met Astrid Zeilstra.


4. Waardering van vrijwilligers

Heb oog voor je vrijwilligers. Vraag regelmatig hoe het gaat, zeg eens dankjewel. Maak het persoonlijk, waardering is maatwerk. ‘Een goede persoonlijke relatie, betrokken worden, groeimogelijkheden en een billijke behandeling zijn essentieel voor het behoud van vrijwilligers’, blijkt uit studentenonderzoek (Vivian Hoogerwaard, 2015). Ook werd duidelijk dat vrijwilligers goede feedback enorm waarderen. Dankzij die feedback kunnen ze hun werk beter doen, er meer voldoening uithalen én meer waardering krijgen. 


Meer over het belonen en waarderen van vrijwilligers lees je hier.


5. Een sociaal veilige werkomgeving

Iedereen moet zich veilig kunnen voelen: de vrijwilligers én de mensen die afhankelijk van hen zijn. Laat zien dat je een gedragscode hanteert en voer een helder aanstellingsbeleid. Wijs je vrijwilligers ook op de vertrouwenspersonen van VCW, daar kunnen ze eventueel ongewenst gedrag bespreken.

Voor sommige functies is een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) vereist. Die vraag je aan de vrijwilliger. Misschien kom je in aanmerking voor de gratis VOG-regeling. Lees hier meer.



Verantwoord vrijwilligerswerk 

Vrijwilligers vallen niet onder het arbeidsrecht. De wet stelt geen grenzen aan de taken van vrijwilligers. Hoe ga je toch verantwoord met vrijwilligers om? 


De juridische regels bij samenwerking met vrijwilligers ontdek je in het webinar “Grenzen verleggen’ van experts Cecile Scholten en Anita Peters.


De richtlijnen voor een verantwoord 1-op-1 vrijwilligerswerk vind je hier


De WUR deed onderzoek naar de grenzen van vrijwilligerswerk. Lees meer.